Datenschutzhinweise/Datenschutzerklärung

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist uns wichtig. Daher möchten wir Sie darüber informieren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und wie Sie uns bei Fragen oder Wünschen zum Datenschutz erreichen.
Wir – die Deutsche Gesellschaft für Verkehrsmedizin e.V. c/o Institut für Rechts- und Verkehrsmedizin, Voßstraße 2, Gebäude 4420, 69115 Heidelberg – erheben, speichern und verarbeiten persönliche Daten, ausschließlich entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit der Bundesrepublik Deutschland.

 

A. Erhebung und Verarbeitung persönlicher Daten, Zweck

Personenbezogene Daten sind alle Informationen zu Ihrer Identität, etwa Name, E-Mail-Adresse oder Postanschrift.
Wir erheben, speichern, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten entsprechend den jeweils geltenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten
- zum Zweck der Mitgliederverwaltung oder Bearbeitung von Anfragen von Interessenten,

- wenn Sie uns diese aus anderen Gründen zur Verfügung stellen, z.B. wenn Sie Informationsmaterial bestellen oder an einer Umfrage teilnehmen,

- zur Wahrung berechtigter eigener Interessen, insbesondere zur Durchführung unserer satzungsgemäßen Aufgaben, Erbringung von Leistungen für unsere Mitglieder u.ä.
Wir erheben dazu keine „besonderen Arten von personenbezogenen Daten“, etwa Daten zu rassischer und ethnischer Herkunft, politischer Meinung, religiöser und weltanschaulicher Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben, zu sexueller Orientierung u.ä.
 

a. Datenverarbeitung zur Erfüllung eines zwischen Ihnen und uns geschlossenen Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Um ein bestehendes Vertragsverhältnis, insbesondere eine Mitgliedschaft zwischen Ihnen und uns verwalten und die damit verbundenen Mitgliederleistungen erbringen zu können, erheben, speichern und verarbeiten wir – oder von uns beauftragte Auftragsverarbeiter (s. unter f.) – die folgenden Daten von Ihnen, sofern Sie uns diese mitgeteilt haben:
- Persönliche Angaben (Name, Anschrift und/oder Dienststelle, Telefon, Faxnummer, E-Mail-Adresse, Homepage, Geburtsdatum),

- Bankdaten (IBAN, Bank, Kontoinhaber) und Zahlungsinformationen (Umsatzdaten im Zahlungsverkehr), soweit Sie uns diese mitgeteilt haben und sie im Rahmen der durch Sie gewählten Zahlungsweise erforderlich sind (z.B. SEPA-Lastschrift).
Die Bereitstellung Ihrer o.g. persönlichen Angaben ist zur Verwaltung Ihrer Mitgliedschaft aus organisatorischen Gründen notwendig und daher verpflichtend. Stellen Sie uns diese Angaben nicht zur Verfügung, können wir Sie nicht aufnehmen.
 

b. Datenverarbeitung aufgrund unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Um unsere satzungsgemäßen Aufgaben zu erfüllen, wollen wir die Beziehung zu unseren Mitgliedern und unserer Mitglieder untereinander begründen, erhalten und auch auszubauen, soweit dies nach Art. 6 Abs. lit f. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zulässig ist.
Dazu nutzen wir Ihre Mitgliederdaten, um Ihnen ggf. relevante Informationen zukommen zu lassen (insbesondere Mitgliederrundschreiben). Ebenso veröffentlichen wir Ihre Mitgliederdaten in einem geschlossenen, nur unseren Mitgliedern zugänglichen Online-Portal.
Desweiteren nutzen wir ggf. personenbezogene Kontaktdaten, die wir aus frei zugänglichen Quellen recherchieren können, um diesen als potentiellen Interessenten oder Multiplikatoren in der Fachwelt relevante Fachinformationen zu verkehrsmedizinischen Themen zukommen zu lassen, die aufgrund der Thematik dieser öffentlichen Quelle ersichtlich für die Betroffenen und Ihre Arbeit relevant sind. Im Regelfall erfolgt dies an die dienstliche Adresse.
 

c. Weitere Fälle der Datennutzung
Wir erheben, speichern und verarbeiten personenbezogene Daten im Übrigen, soweit wir aus gesetzlichen oder anderen Gründen gem. Art. 6 DSGVO sowie § 25 BDSG dazu berechtigt oder verpflichtet sind, sie zu erheben.
 

d. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet bei uns grundsätzlich nicht statt. Im Einzelfall kann individuell im Rahmen einer Vertragshistorie aufgrund Ihres bisherigen Zahlungsverhaltens über weitere Handlungsschritte entschieden werden (etwa ProForma-Rechnungen gem. Anzahl der Zahlungserinnerungen). Diese Entscheidungsabläufe finden nicht automatisiert statt.
 

e. Empfänger von Daten
Ihre persönlichen Daten verwenden wir nur innerhalb der DGVM. Im Rahmen der gesetzlich zulässigen Verwendung (wie vorab beschrieben), kommen jedoch ggf. auch unsere externen Dienstleister mit personenbezogenen Daten in Kontakt, insbesondere
- unsere IT-Dienstleister (Software- und Hardwarebetreuer, Homepagebetreuer),
- unsere Verlags- und Versanddienstleister im Rahmen des Versands von Druckerzeugnissen an Sie,
- Kreditinstitute zur Abwicklung der Zahlungen bei bestehenden Kundenbeziehungen,
- Öffentliche Stellen in begründeten Fällen,
- Inkasso-Dienstleister und Rechtsanwälte, um Forderungen einzuziehen und Ansprüche gerichtlich durchzusetzen. Kommt es im Inkassofall zur Übermittlung personenbezogener Daten (Kunden- und Kontaktdaten, Zahlungs-, Verbrauchsstellendaten und Daten zur Forderung) an einen Inkasso-Dienstleister, setzen wir Sie vorher über die beabsichtige Übermittlung in Kenntnis.
Mit unseren externen Dienstleistern schließen wir Vereinbarungen über die Auftragsdatenverarbeitung gemäß den gesetzlichen Vorgaben ab.

 

f. Datenquellen
Wir erheben einerseits personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft von Ihnen erhalten haben. Zusätzlich erheben wir personenbezogene Daten, soweit es gesetzlich zulässig ist, aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handels- und Vereinsregister, Verzeichnisse, Presse, Internet) oder Daten, die uns von Dritten (z.B. einem Adressdienstleister) berechtigt übermittelt werden.
 

g. Datenübermittlung in ein Drittland
Datenübermittlungen in Länder außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums („Drittländer“) erfolgen nicht. Unsere Datenbestände befinden sich entweder inhouse oder auf in Deutschland liegenden Servern.

 

B. Information über Ihre Rechte

 

a. Informationen zu Ihren Betroffenenrechten
Sie können jederzeit von uns Auskunft zu den über Sie gespeicherten Daten und/oder deren Berichtigung im Fall von Fehlern verlangen. Gerne erteilen wir Ihnen eine solche Auskunft im Rahmen der durch Art. 12 und 15 DSGVO festgelegten Grenzen kostenlos.
Weiter können Sie die Einschränkung der Verarbeitung, die Übertragung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten an Sie in einem maschinenlesbaren Format oder die Löschung Ihrer Daten verlangen.
Außerdem haben Sie jederzeit das Recht, der Nutzung ihrer Daten zu widersprechen, auch wenn diese auf öffentlichen oder berechtigten Interessen beruht, insbesondere einen Werbewiderspruch einzulegen. Hierzu wenden Sie sich bitte postalisch oder per Mail formlos an unseren Zuständigen für Datenschutz (s.u. unter C.).
Ausgenommen vom Recht auf Löschung bleiben gem. Art. 17 und 23 DGSVO Daten, die aufgrund gesetzlicher, satzungsmäßiger oder vertraglicher Aufbewahrungsfristen noch benötigt werden, insbesondere Daten, die für die Begründung, inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung Ihres Vertragsverhältnisses mit uns erforderlich sind oder für Zwecke der Abrechnung oder steuerlichen Prüfung gespeichert werden müssen.
 

b. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Neben der Geltendmachung Ihrer o.g. Rechte uns gegenüber können Sie sich jederzeit mit einer Beschwerde wenden an den für uns örtlich zuständigen Baden Württembergischen Landesbeauftragten für den Datenschutz Dr. Stefan Brink, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, poststelle@lfdi.bwl.de

C. Weitere Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten
 

a. Datenschutzbeauftragter
Unseren zuständigen Ansprechpartner für Datenschutzfragen erreichen Sie unter Deutsche Gesellschaft für Verkehrsmedizin e.V. c/o Institut für Rechts- und Verkehrsmedizin, Voßstraße 2, Gebäude 4420, 69115 Heidelberg und per E-Mail unter info@dgvm-verkehrsmedizin.de
 

b. Speicherdauer und Kriterien für die Festlegung der Dauer
Wir speichern Ihre Daten für den Zeitraum der bestehenden Mitgliedschaft sowie nach deren Beendigung im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die sich vornehmlich aus dem Vereins- und Steuerrecht ergeben (insbesondere §§ 147 AO und 257 HGB), löschen wir diese Daten wieder.
Im Übrigen speichern wir Ihre Adress- und Kontaktdaten so lange, bis Sie einer Nutzung widersprechen, Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder eine Ansprache gesetzlich nicht mehr zulässig ist.
 

c. Sicherheit Ihrer Daten bei uns
Wir treffen Vorkehrungen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, Verfälschung, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen werden dabei beachtet. Ihre Daten werden in einer gesicherten Datenbank gespeichert, zu der nur ein eingegrenzter interner Personenkreis Zugriff hat.

 

D. Datenübermittlung und Datennutzung über das Internet
 

a. Übermittlung von Daten über das Internet
Wir weisen darauf hin, dass das Internet eine weltweite Umgebung ist. Insofern Sie unsere Homepages nutzen und/oder elektronisch mit uns kommunizieren (E-Mail), stimmen Sie der unverschlüsselten Übertragung aller Daten zu, die Sie uns senden möchten. Aufgrund der Internet-immanenten Systematiken und Risiken erfolgt dies auf Ihr eigenes Risiko.
 

b. Links zu anderen Websites
Unsere Homepages enthalten auch Links anderer Institutionen und Anbieter. Auf diese erstreckt sich diese Datenschutzerklärung nicht.